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    專業秘書、助理和行政人員職業化訓練

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    培訓受眾:

    企業各級行政管理人員、各級助理秘書、辦公室主任等

    課程收益:

    企業各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任等

    課程大綱:

    專業秘書、助理和行政人員職業化訓練


    舉辦時間:3月19-20日 深圳 4月16-17日 上海 4月23-24日 北京

    培訓費用:2000元/兩天(含兩天中餐、指定教材、茶點)

    培訓方式:案例分享、實務分析、互動討論、培訓游戲等

    培訓對象:企業各級行政管理人員、各級助理和秘書、辦公室主任等


    課 程 背 景

    你在公司是領導“身邊”的人,看起來似乎冠冕堂皇,卻不明確自己未來職業發展方向是什么?想成為領導的得力助手,卻不知道如何才能做得優秀?看著領導每日的繁忙,想輔助他做更多的工作,卻不知從何下手?面對領導,不知道自己在領導心目中的價值是多少?領導交辦的工作,工作標準不明確?工作中總是被動,想主動卻缺乏清晰的努力方向?對后勤工作缺乏基本的理論支持?輔助領導的工作,很多時候不知道如何去行使權利;碰到“難纏”的下屬,不知道如何奠定自己的“領導”地位?領導催辦的工作,對方總是拖延,自己卻無力解決?與領導工作中積累的各種社會資源,卻不知道如何去利用?如何把握和領導的距離,心中沒底?對公司的“潛”規則,不知該如何應對?對領導交辦的文書工作,卻不知如何把握其權重?

    諸如以上的問題,都是每個行政管理者在工作中感到困惑的,如何把握正確方向從而迅速提升自身職業素養,成了行政管理者亟待解決的問題。

    在現代企業面臨的競爭日益激烈的今天,企業對行政管理水平要求也越來越高,同時對行政管理人員的專業素質也提出更高的要求,行政管理人員沒有受過系統的專業知識和技能的訓練,僅憑自我認知是無法站在全局的視野做好行政管理工作的;很多時候想為領導做得更多,卻總是被動地顧此失彼完成一些事務性的工作,很難“想領導所想,急領導所急”,成為領導不可或缺的得力助手;經常聽到公司領導下屬抱怨行政管理工作不到位,而從事行政管理工作的人士,整天忙得暈頭轉向,卻只有苦勞沒有功勞,不知如何讓行政管理工作變得更有效率,更好地體現自己的職業價值;想快速提升自身的行政管理能力,又苦于沒有專項的培訓課程;為此,我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程,通過三天的集中訓練,全方位提升行政管理工作的認知水平,快速提升行政管理工的各項能力;

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    課 程 收 益

    → 明確各級行政管理人員的職業發展方向
    → 學會編寫自己的崗位說明,(提供模板)
    → 明確行政管理工作必須掌握的各種專業知識,
    → 提升高效溝通技巧,提高關系協調能力
    → 了解不同性格的溝通方式,提升辦事效率
    → 學會奠定非領導的“領導“地位
    → 運用流程化管理技能提升行政管理工作水平
    → 有效利用時間管理的工具,提高自身工作效率
    → 規范文檔管理為企業運營發揮重要作用
    → 提升的商務公文寫作技巧,提高駕馭文字的能力
    → 學習掌握會議的組織策劃和高效主持會議技巧
    → 了解商務接待活動中各項禮儀,體現企業良好形象

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    培 訓 提 綱

    認 知 篇

    一、企業高級行政助理秘書職業特性與素質要求
    ◇ 高級助理秘書的職業價值和作用
    → 案例:四維象限人才測評模型
    ◇ 高級助理秘書人員的職責與主要工作內容
    ◇ 高級助理秘書必須掌握的專業知識
    → 案例:如何編寫職位說明書(樣板)
    ◇ 高級助理秘書的職業發展規劃
    ◇ 高級助理秘書人員的自我角色定位
    ◇ 優秀助理秘書人員的勝任素質
    → 案例分析:

    技 能 篇

    二、時間管理及工作統籌技巧
    ◇ 時間管理的誤區
    ◇ 時間管理的原則
    √目標管理與80/20法則
    √緩急輕重的優先管理
    √個人時間與領導工作時間計劃與安排
    ◇ 時間管理小竅門
    ◇ 辦公室接待與電話處理
    ◇ 上級的時間管理與安排
    ◇ 自我情緒控制與壓力管理
    ◇ 上司出差日程管理與工作計劃

    三、商務接待禮儀規范
    1、塑造良好的個人職場形象
    ◇ 著裝的TOP原則
    ◇ “拒絕”著裝敗筆――著裝誤區
    ◇ 恰當的肢體語言 讓自己成為一個有素養的人
    2、基本社交禮儀
    ◇ 見面介紹的禮儀
    ◇ 問候的禮儀
    ◇ 名片的使用禮儀
    ◇ 接聽電話的禮儀、email、手機的禮儀規范
    ◇ 中、西餐用餐禮儀
    ◇ 餐飲禮儀禁忌

    四、會務組織與管理
    ◇ 會務分類-組織思路
    ◇ 組織階段:會前準備、會中協助、會后整理
    ◇ 組織方法及會議資料
    ◇ 例會的組織/大型會議/展會的組織
    ◇ 會議座次禮儀
    ◇ 如何成為優秀會議主持人
    ◇ 如何當好會議秘書?
    ◇ 全景案例:某公司年度大型慶典活動策劃始末
    → 案例:如何應對會議中的“漏洞”?
    ◇ 如何避免陷于會議忙碌之中?

    文 書 篇

    五、信息收集
    ◇ 信息管理基本流程
    ◇ 信息的收集整理
    ◇ 信息的查實及傳遞
    ◇ 信息的儲存與保密
    ◇ 保密意識與保密規則

    六、文件資料管理與運用
    ◇ 文檔科學分類標準
    ◇ 檔案管理的規范
    ◇ 文檔的索引設置
    ◇ 電子文檔的保管
    ◇ 印章的管理

    七、商務公文寫作技巧與處理實務
    ◇ 國家主要公文分類
    ◇ 公文的基本結構
    ◇ 助理秘書文字支持應達到的要求
    ◇ 公文寫作規則和應用技巧
    ◇ 數字的正確使用
    ◇ 基數詞和序數詞的正確運用
    ◇ 模糊詞和模態詞的正確使用
    ◇ 不同文種的語言特點
    → 通知
    → 請示
    → 報告
    → 工作總結
    → 工作計劃(周、月、年)
    → 述職報告
    ◇ 巧用圖表,讓總結報告更據說服力
    ◇ SMART原則與SWOT方法
    ◇ 容易混淆的公文文種

    管 理 篇

    八、人際溝通與工作協調技巧
    ◇ 溝通對于助理秘書的意義
    ◇ 常用溝通方式之比較
    ◇ 高級助理秘書人員的溝通技巧
    → 案例:如何聽懂老板的“沒有說出來的話”?
    ◇ 如何讓領導刮目相看、獲得信任?
    ◇ 如何與你的上司協調而不幫倒忙?
    ◇ 如何與各種性格不同的上司相處?
    ◇ 問題:我的上級調走了怎么辦?
    → 案例:領導讓我難為情,我該怎么辦?
    → 案例:如何與同事或下級相處?
    → 案例:有人在你面前抱怨你的領導該怎么辦?
    ◇ 討論:如何發揮自身優勢起好協調作用?
    ◇ 如何成為上司得力助手
    ◇ 優秀秘書的核心競爭力
    ◇ 知己知彼:分析上司的工作特點
    ◇ 如何對待不同性格類型的上司
    ◇ 站在下級的位置上思考上級的事
    ◇ 與上級相處注意事項

    九、行政管理統籌概念
    1、現代企業中行政管理的概念
    2、現代企業運行模型
    3、明確行政管理工作的績效價值
    4、行政管理制度的基本框架結構
    5、行政管理人員日常主要工作內容
    現場討論:行政工作的潛規則在哪里?

    十、行政管理人員辦公室事務管理
    A、辦公室環境管理(裝飾、分布、搬家)
    B、后勤管理(前臺、車輛、食堂、清潔)
    C、辦公室設備管理(電話、傳真、復印機、電腦)
    D、員工安全和保密工作
    E、公共關系管理
    1、駐地社區關系管理
    2、物業公司關系管理
    3、媒體關系管理
    4、政府公共關系管理
    5、突發事件管理
    F、辦公室接待禮儀規范

    培訓師介紹:

     
    講師介紹―張譯文女士

    西安交通大學管理學院(工商管理)&澳洲格林威治大學MBA碩士;曾被授予美國PPT國際職業培訓師認證、香港國際管理學院企業高級咨詢顧問資格認證、中華企業聯合會高級顧問資格認證、國家人事部高級職業指導師,高級人力資源管理師;獲深圳杰出企業咨詢顧問專家稱號;三年海外工作經歷,多年擔任美國STI(上海)機構、法國Tris科技公司等企業中方區域總監。

    曾輔導咨詢的企業有、香港康龍實業、三立集團、新力(美資)、招商物流、南油集團、明道化工、龍泰鑄造、羅安金屬制造、新源陶瓷、特麗斯科技、三一重工等。

    主講課程:《高級行政文秘職業化訓練》、《管理溝通藝術和關系協調》、《外貿實戰操作技巧》、《高級商務公文寫作》、《會議績效管理》、《商務禮儀與宴請技巧》。

    培訓過的企業有:日立電梯(中國)、深圳公交、深圳數碼港、中信房地產、鴻威物業、阿里巴巴、東方航空、廣深高速、廣西玉林、李錦記(北京)、民生銀行、上海八建、中國銀行(江蘇省)分行、華潤集團、中金嶺南集團、梧州移動、山東聯通、羅安集團、特麗斯安防、新維大股份集團公司、新源陶瓷集團、佛陶集團、梧州聯通、南油集團、紅豆集團、元意家具、華潤集團、利達貿易、南粵數據、富士康、航嘉機構、家富富橋、廈門開發區、招商置業、西安利寶生態、陜西天人、德寶國際、河南電力、紅河紅木家具、AE機構、美國三立、ACE機構、巨陽太陽能、凱博監理、香港徐弘毅設計公司、海亮(日立)、廣州偉騰、福建粵泰、康橋書院、冠喬包裝、旭日金屬制品、北京亞都、深圳電信分公司等

    課程特色:以啟發、案例分析、行動學習、互動交流等多元化的方式讓受訓人員積極參與、分析、總結,從而在互動中得到提升;培訓風格語言精練、生動活潑、內容充實、注重學員對技能的實際運用能力的提升。

    本課程名稱: 專業秘書、助理和行政人員職業化訓練

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